تبلیغات
حسابداری آموزش و پرورش فنوج

نحوه ثبت دفاتر مالی و تراز پایان سال تحصیلی



نمونة دفتر روزنامه

دفتر روزنامه

 

ردیف

 

تاریخ

شمارة دفتركل

 

 

شــــــــرح

شمارة سند

 

بدهكار

 

بستانكار

روز

ماه

 

ریال

 

ریال

 

 

 

 

منقول از صفحة...............

 

 

 

 

 

   نقل به صفحة..................

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

و در ادامه سایر دفاتر مالی

نمونة دفتر روزنامه

دفتر روزنامه

 

ردیف

 

تاریخ

شمارة دفتركل

 

 

شــــــــرح

شمارة سند

 

بدهكار

 

بستانكار

روز

ماه

 

ریال

 

ریال

 

 

 

 

منقول از صفحة...............

 

 

 

 

 

   نقل به صفحة..................

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

چگونگی ثبت دردفتـر روزنـامـه:

پس از اینكه سند حسابداری تنظیم و بدهكار و بستانكار حساب مشخـص گـردیـد بـه ثبت فعالیتهای مالی در دفتـر روزنـامـه می پردازیم. حال با توجـه به نمونة دفتر روزنامه( نمونة صفحة قبل ) به شرح نكاتی در رابطـه بـا قسـمتـهای دفـتـر روزنـامــه می پردازیم:

1-عنوان صفحات دفتر روزنامه : معمولاً در بالای صفحات دفتر روزنامه ، نام دفتر و نام واحدآموزشی كه این دفتر متعلق به آن است نوشته می شود(مثلاً دفتر روزنامة دبستان.......) همچنین قید شمارة صفحه در بالای آن و ذكر سال تحصیلی الزامی است .

2- ستون ردیف : در آغاز دورة مالی شمارة ردیف از یك شروع می شود و شمارة ردیف با شمارة سند برابر می باشد و تا پایان دورة مالی ادامه می یابد.در بعضی از دفاتر به جای ستون ردیف ، شمارة روزنامه قید شده است .

3- ستون تاریخ: این قسمت از دو ستون ، یكی مربوط به روز و دیگری مربوط به ماه تشكیل می شود. معمولاً تاریخ سال مالی را در قسمت بالای این ستون در زیر كلمة تاریخ در ابتدای هر صفحه می نویسند .

در صورتی كه یك دفتر روزنامه برای چندسال متوالی مورد استفاده قرار گیرد، در هنگام شروع سال جدید ، قید تاریخ سال جدید حتّی در وسط ستون ماه ( از همان جایی كه اوّلین فعالیت مالی سال جدید نوشته می شود) ضروری است . لازم به ذكر است كه تاریخ روز و ماه باید در مقابل ثبت هر یك از فعالیتهای مالی قید گردد .

4- ستون شمارة دفتر كل : منظور شمارة صفحة دفتر كل است كه عنوان حساب در آنجا ثبت است وقتی مبالغ مربوط به هر حساب از دفتر روزنامه به دفتـر كل منتـقل گردید شمارة صفحة دفتركل در این ستون ثبت می گردد . تكمیل این ستون در دفتر روزنامه نشان دهندة انتقال ثبت از دفتر روزنامه به دفتر كل است .

5- ستون شرح:دراین ستون،شرح مربوط به هریك ازفعالیتهای مالی ثبت می گردد بدین ترتیب كه ابتدا نام حسابی كه بدهكار می گردد در منتهی الیة سمت راست ستون ودر مقابل تاریخ وقوع فعالیت مالی كه ثبت گردیده ، سپس نـام حسـابــی كه

بستانكار می گردد یك سطر بعد از آن و متمایل به سمت چپ ثبت می شود و شرح فعالیت مالی در سطر بعد مانند شرح سند حسابداری نوشته می شود .

6- ستون شمارة سند : در این ستون ، شمارة سند به ترتیب نوشته می شود كه با شمارة ردیف مساوی و یكسان خواهد بود .

7- ستون بدهكار : در این ستون ، مبلغی كه یك حساب بدهكار گردیده دقیقاً در مقابل آن ثبت می گردد .

8- ستون بستانكار : در این ستون ، مبلغی كه یك حساب بستانكار گردیده دقیقاً در مقابل آن ثبت می گردد.

به طور خلاصه ، ثبت ستون بدهكار و بستانكار دفتر روزنامه مانند بدهكار و بستانكارسندحسابداری می باشد. باید توجه داشت كه برای ثبت یك فعالیت مالی در دفتر روزنامه باید از عناوینی استفاده شود كه در دفتركل به كار می رود .

ü فواید استفاده ازدفتـر روزنـامـه:

گاهی تصور می شود كه استفاده از دفتر روزنامه امری غیرضروری و زائد است در حالی كه چنین تصوری صحیح نیست ، و وجود دفتر روزنامه كاملاً ضروری است . مهمترین فواید استفاده از دفتر روزنامه به شرح ذیل می باشد :

-كلیة فعالیتهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه نشان داده می شود : هر صفحه این دفاتر دارای ستون تاریخ متشكّل از روز و ماه می باشد . در این ستونها ، فعالیتهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع ثبت می گردند در نتیجه در هر زمان دفتر روزنامه نشان دهندة كلیة فعالیتهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع است .

2- كلیة اطلاعات و توضیحات مربوط به هر یك از فعالیتهای مالی به طور یك جا در دفتر روزنامه نشان داده می شود : چون در ثبت فعالیتهای مالی در دفاتر روزنامه ،بدهكار و بستانكار هر حساب تعیین و سپس ثبت می گردد و نیز شرح هر فعالیت مالی در زیر آن ثبت و درج می شود. لذا در هر زمان می توان اطلاعات مربوط به هر فعالیت مالی را به طور یك جا از دفاتر روزنامه استخراج كرد .

3- استفاده از دفتر روزنامه در جلوگیری از وقوع اشتباه در عملیات دفترداری ، كمك می كند: از آنجایی كه هر فعالیت مالی پس از تجزیه و تحلیل ، یعنی تعیین بدهكار و بستانكار در دفاتر روزنامه ثبت می گردند لذا عدم تساوی جمع ستونهای بدهكار و بستانكار در پایان هر روز یا هر فعالیت مالی ما را متوجه اشتباه در ثبت ارقام می نماید . به علاوه در صورتی كه معاملات بدون ثبت در دفتر روزنامه مستقیماً در دفتركل ثبت گردند ، درصورت وقوع اشتباهاتی نظیر : از قلم افتادگی ، ثبت مكرر اقلام و .... وسیله ای برای كنترل در دست نخواهد بود .

ü دفتـركــل:

دفتركل عبارت است از دفتری كه در آن حسابها پس از طبقه بندی ، به طور جداگانه نگهداری می شوند. این حسابها ممكن است به صورت صفحات یك دفتر و یا به صورت كارتها و اوراق آزاد باشد . البتّه ، طبق قانون تجارت ایران ، استفاده از كارت به عنوان دفتركل مجاز نمی باشد .

در دفتر كل ، هر یك از حسابهای مدرسه در صفحه ای مستقل ثبت می گردد . مثلاً حساب بانك جاری ، سرانه ، كمكهای مردمی ، هزینة حمل و نقل و ارتباطات ، تنخواه و ..... در صفحه های جداگانه ای ثبت می شود و شمارة مستقلی به آن اختصاص می یابد. هنگام ثبت هر حساب در دفتر روزنامه، شماره ای كه در دفتر كل به آن اختصاص یافته است ، در ستون مربوط به شمارة دفتر كل در دفتر روزنامه درج می گردد .

نمـونـةدفتـركــل:

مبنای اصلی دفتر كل ، فرم « T» می باشد كه طرفین آن به ستونهایی تقسیم گردیده است و دارای قسمت هایی می باشد كه به شرح هر كدام خواهیم پرداخت. نمونه ای از دفتركل را كه در مدارس استفاده می شود ، در صفحة بعد منظور كرده ایم :





ادامه مطلب...